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如何成为一个外科学家:临床与研究中的高效时间管理策略

Published at: 2015年第1卷第S1期

AME
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本文选自《学术外科成功之道·基础科学》


引言

当你以一个新入职的年轻学者身份开始职业生涯时,首先你要对自己做事的优先度和时间分配方案完全负责。虽然这听起来让人觉得非常自由,但是正如埃莉诺·罗斯福所言:“极大的自由伴随着巨大的责任”。因此,想要在外科学术的道路上取得成功,成为一名外科学专家,就需要在临床(最重要的方面)、研究、教学、管理上取得优异成绩,并在工作和生活之间取得最佳的平衡。本文将为读者提供一个旨在让研究者最大化其实验室研究能力的同时,获得学术成就与平衡其他方面的时间管理方法。本文将阐明最小化情境转换的影响,介绍每周时间管理的方法,以及如何创建待办事项列表和对职业远景进行规划。

一、情景转换

对外科学专家的时间管理构成挑战的是情境转换。情景转换发生在每次从临床环境到实验室环境(反之亦然)的思维转换中。在每次情景转换时,上一个情景挥之不去的问题会导致你无法将精力100%的投入到当前的任务中。

作为外科医生,我们要训练如何迅速而有效地进入临床场景,比如:在手术室刷手后回复有关重症监护室(ICU)患者的广播呼叫,在与家人进餐时接听患者及其家属的电话等等。临床工作对实验室工作时间的影响多于实验室工作对临床工作的影响。对于大多数人来说,很难尽快地将临床情景转换至研究模式。为了有效避免上述情况的发生,第一步的做法是认识正在发生的情境转换,并合理安排时间,将情景转换的影响降至最低。

确保研究空间

起初,将自己安排到导师的实验室是最容易也最明智的选择。理想情况下,这个地方应该远离医院,从而帮助自己将情境转换的影响降至最低。导师实验室的设备齐全,并拥有可以在实验技术方面对你进行培训的员工。这些员工可以在你学习新技术和检测方法的时候为你答疑解惑。另外,当你取得了一定的研究进展并且可以有资格雇佣技术员或其他工作人员时,导师实验室的这些员工也可以对你雇佣的这些人员进行培训。同时,也不需要把更多的时间浪费到动物实验审批程序的申请方面。

在1-2年内,当自己具备独立的科研能力时,你应计划成立自己的实验室。这个实验室可以距医院近一些,也可以与你的导师比邻。一旦拥有了自己的实验室,你就应该着手制定实验室规则、编写操作规范手册等。

二、周计划管理

1/掌握自己的日程

毫无疑问,在进行有关就职面试时候,你会要求“保护时间”。但正如你那些处于事业发展期或年长的同事们一样,无论你的合同怎么约定,能够保护时间的只有你自己。合理安排自己的日程不仅可以完成约定的工作,还会将情景转换的影响降至最小。

最小化情景转换所需要的第一个关键是将进行情景转换的次数最小化。实际上,这也意味着你需要尽量将整块的连续的时间分配给一个内容。作者的周计划日程列表见图1。正如图中所示,两位作者的日程安排非常相似,并且很少出现“临床日”与“研究日”重合。

图1. 作者们(a)HC,(b)AG的周日程安排。每周都基于最少临床和研究之间的情境转换原则

2/安排你的临床工作

如图1所示,两位作者的周计划中均有相连的临床日和手术日,这可以最大限度地减少从临床到实验室的情境转换次数。两位作者在周二下午都有临床工作要处理,这样安排的关键在于,可以尽量避免假期对周一或周五临床工作的影响,目的在于最大化患者和家属的满意度。另外,将会议等其他工作安排在上午,临床工作安排在下午,可以将临床工作延迟到很晚,不用担心影响后面的活动(例如:有计划的会议)。

3/将临床工作放在临床日

在临床日搜集临床案例并专注于你的临床工作。工作中要巡视住院患者。此外,对值班的时间进行合理安排,从而使你的临床日像你的手术日那样,可以在值班结束后开展紧急的事务,确保因此而延迟结束工作也不会有太大的问题。此时,还需提前和家人(妻子、孩子、爱人、亲属)沟通好,可能无法与他们共进晚餐。另外,如果情况允许,不要因为自己承担了交接班前同事遗留的工作而沮丧(作为团队中的一员,也不应因同事在你的临床日把事情留给自己而沮丧)。

  4/控制会议计划

参加学术会议或学术委员会的工作是教学责任的一部分。但在入职的前几年,要尝试减少参与此类活动的负担。当你必须要参与此类活动时,需要选择空闲时间去参与并控制参会时长。

在你的周日程中,每周安排2-3小时的会议时间,这段时间开展会议无需行政助理批准(图1)。你要将会议时间限制在30分钟以内。另外,不要安排那些没有设定议程(设定会议议程可以尽可能的减少时间)的会议。如果一个会议必须在你时间表中设定的“会议时间”召开(例如:与你的系主任进行的会议),务必让你的行政助理在获得你明确批准后方可进行安排。最后,如果会议一定要安排在你的研究日进行,则将时间限制在早晨或晚上,这将最大可能的减少一天中情景转换的次数。

5/对研究日进行安排

研究日是取得科学领域成功至关重要的时间。这里的建议非常简单:完全避免临床和其他事务对研究工作造成的影响。研究日应由实验、数据分析、阅读、思考和写作几方面构成。下面,我们将对入职第一年如何制定科学研究计划进行讨论。

6/实验室组会

实验室组会的开展方法多种多样,采用什么方法取决于实验室规模的大小和研究员的性格特点。一般的建议是,在每周的一开始开展实验室组会。这样可以让实验室成员按照会议讨论结果安排一周的工作,并在接下来的一周时间内获得结果。同时,这样安排还可以让成员们利用周末的时间为下周的汇报进行数据准备工作。

三、To-Do Lists

在网络上搜索“时间管理”将会出现20亿条结果。其中,很多结果是帮助我们对时间进行高效管理的工具和系统。虽然对某个特定软件的详细评估不在本文所讨论的范围之内,但是我们将提供给读者一些非常有效的方法和技巧。

1/拥有一个临床任务背包

在手术日,与其在手术间隙坐在休息室的长椅上观看CNN,不如利用所有的间隙时间使其变得富有成效。本书的作者们都拥有一个可以带进临床科室和手术室的背包(图2a),并把这个背包当作移动的收件箱或发件箱。这个背包里面有需审阅的手稿、有稿件的相关注释、有需绘制的表格、有需书写的推荐信以及学生的评级报告等等。理想情况下,上述这些工作都可以在5-15分钟内完成。需要注意的是,这个背包不应存放你正在写作的且同实验室工作相关的手稿,这个背包的内容应只限于与临床工作相关。在必要的时候,你的助理可以对这个背包中的物品进行调整。在研究日,这个背包可以放在桌子底下等不易引起你注意的地方,直到下一个临床日再拿出来使用。

2/携带一个研究任务背包

这个背包容纳了实验室研究的相关内容(图2b)。除了在医院,研究任务背包应该在每个地方(理发店、发型师等)都陪伴着你。这个背包里应该包括:需要阅读的杂志、相关评论文章、需整理的手稿等。随身携带这个背包可以使你在一周时间里随时进入研究情景状态。

3/制作待办事项列表

大量的文章都讲述了要创建一个待办事项列表并根据优先度进行分级相关[1]。一系列的工作被作为重点进行强调,但只有任务得到了执行,那么创建待办事项列表才有价值。因此,首先,你只需要把一定会去做的事情写进待办事项列表中。例如,如果有一本你愿意去读的1000页的小说,而它并不适合你目前的生活,将它写进你的待办事项列表就不那么切合实际。这个不切实际的任务将长期停留在你的待办事项列表上,并会在你每次看到它的时候带给你挫败感。另外,某些长期停留在待办事项列表上的未完成任务,将会影响你对完成列表上其他任务重要性的认识,最终使这个列表失去意义。

接下来,需要做的是使你的待办事项列表内容具体化,将“写一篇论文”细化为可行的具体任务。例如,“编写图标说明”、“列出讨论大纲”和“设计图3的格式”。任务指定得越详细,它们的可行性就越高。作为对创建办事项列表的补充,将你的待办事项用能够最短时间完成的事情进行填充。例如,“致电史密斯医生安排每年的体检,号码555-1234”。这些事项都可以在手术、会议等间隙完成。

为了将情境转换的发生次数降到最低,我们推荐为每一个重要情境指定明确的待办事项列表。例如,“工作-临床”、“工作-实验室”、“家”等的待办事项列表。另外,我们推荐每周对列表做出更新以及对事项的优先度进行评估。也许你的列表上有陈旧的、停留很久的待办事项,需要思考,这个事项仍需要去执行吗?或者是否可以从列表上清除?列表上有没有以前不那么重要的事情突然之间变得极其重要了?每周对列表进行更新可以帮助你对每周的时间、任务背包中的内容进行整理和安排。另外,我们需要采用帕累托原理对列表中待办事项的优先度进行评估。该原理认为,80%的产出来自于20%的努力。依据此原理,你可以基于不同任务所需要付出的努力和完成的几率对待办事项列表进行排列。

4/确保你的待办事项列表随时可用

当你在几百英里之外开会的时候,一个挂在橱柜上的待办事项列表便条并不能给你带来任何益处。目前,有许多帮助列出待办事项并对其优先度进行排列的软件。其有益的功能包括:创建多个列表(适用于不同场景)的能力、按照优先度或到期日对列表进行排列、列出周期性任务(例如:签字背书)和多平台(智能手机、工作电脑、家庭电脑)间同步(图2 c,d)。

图2.

a. 临床任务背包,这个背包里面有需审阅的手稿、需评价的稿件注释、需绘制的表格、需撰写的推荐信以及学生的评级报告等等,这个背包可随身携带到手术室和临床

b. 研究任务背包,在非临床工作时间随身携带,这个背包里面有需要阅读的杂志、评论文章、需整理的手稿等

c/d. 屏幕显示特定情境、待办事项类别在智能手机与电脑之间同步

四、对入职第一年进行规划

尽管本章中的大部分内容聚焦于每日和每周的日常时间管理,但是,同样的原则适用于入职第一年的规划。就像我们在创建一个可执行的待办事项列表一样,你为入职第一年设置的最后期限和目标也应该足够具体,并具有完成的可能性。而且时间跨度要长到足以让你在一段较长的时间内保持对该目标的关注。当目标设定以后,你可以根据其核心内容对其进行分解。

图3. 入职后第一年的时间流程图。

第1-3个月

这是蜜月期。这个阶段你通常不会拥有强大的选择能力和明确的参照标准。在这个时期,你需要对临床和科研做出规划,并参照上面的讨论内容对你的周计划和日程做出安排。对于研究,你应该每天在实验室积极工作。在数据处理和实验室的技术方面,要不断进行学习。如果坚持这样做,你便可在拥有独立研究项目的时候自行编写一本实验室标准化操作手册。在这个阶段,你也应该熟悉制定生物安全性制度和动物实验协议的流程,并需要熟悉你所感兴趣领域的相关文献。

第3-6个月

在你掌握了实验室基础实验技术,熟悉了领域内相关文献,学会数据处理以后,你已经为撰写基金申请大纲做好了准备。熟悉导师和系里同事的基金申请内容,可以帮助理解基金申请的程序和出发点。另外,还有许多资源可用来进行基金申请的撰写工作[3]。

此外,包括来自ASA和一些高等院校及学会的会议赞助,有许多基金资源可进行申请。通过对基金申请标书的撰写,你也可以对项目的哪些方面需要更多原始数据有了更清晰的认识。

第6-9个月

尽管你将拥有校内启动基金的支持,但实验研究的完成离不开校外基金的支持。对年轻外科医生而言,社会的资助是基金的首选来源。包括美国外科医师学会、AAS、大学的医师学会、消化道外科协会、美国外科协会、肿瘤外科学会、美国儿童外科协会在内的许多基金项目可供申请。在入职后初期的数月内,搜集关于这些基金的管理机制信息,并在入职后6-9个月期间对这些基金进行申请。

在这个时间点上,你应该对所处领域的相关文献有了清晰的认识,并对这些文献中同自己研究内容相关的部分有了透彻理解。按照你的理解,撰写总结该领域内与你研究内容相关的研究综述,这将使你在一定程度上熟悉这个领域内的专业知识并展示这项研究的意义,这一点与获得基金支持密切相关。另外,对专业知识的提炼也会帮助你完成基金申请中关于背景描述的撰写。

接下来,你需要完成足够的实验研究以获得原始数据,最终在例如学术外科大会或美国大学外科论坛等国家级会议上提交摘要。在大会上进行演讲和参与这些会议,可以提高你在该领域的影响力,在与同行的交流中可以激发研究灵感和帮助完善课题思路,并寻找潜在的合作伙伴和导师。

第9-12个月

撰写并提交一个重磅的校外资助申请,例如国立卫生研究院(NIH)的K-系列职业发展奖,作为入职第一年的终极目标是比较合理的。这些奖项旨在为科研发展提供支持,保护研究者为其付出的时间和精力。更重要的是,这些奖项会更好地权衡职业发展计划的质量、指导团队的质量、所要进行的科学研究的质量,并且不需要原导师所获资助项目的原始数据支持。在NIH的网页上可以找到更多关于撰写职业发展基金申请的信息[4]。

五、获得工作与生活的平衡

对于大多数人来说,以工作-生活的失衡为代价的临床或科研上的成功是毫无意义的。如果你有爱人或孩子,那么本文中的方法也将在家庭方面带给你巨大的帮助。提前将孩子的计划(诗歌朗诵表演,戏剧演出等等)写入你的日程表中并将这些大块的时间与其他事务分开。一个很有用的策略是,将爱人(电脑或手机中)的日历邀请利用起来,就如同我们会接收到来自医院的会议日历邀请一样。将事务日程进行在线共享也是另外一种可以采用的方法。

当你在家时,要意识到情景转换及其强制性。在家的时候,我们也经常沉浸于论文和基金的撰写工作中,但这些只会在爱人和孩子们睡着了之后才开始进行。另外一个办法是,把家当作“非工作区”,当有许多工作需要做的时候就在晚上或者周末返回办公室或实验室去完成。

最后,记得也要为自己的健康保留时间。同朋友们一起参与体育运动,例如高尔夫、网球、山地自行车等。当孩子小的时候,你可以考虑成为他们某一支运动队伍的教练,参与到他们的活动中,这会给你带来一定程度上的身体放松。

结论

像以往的外科学专家那样,在学术外科的道路上取得成功是一个很困难的任务,但是,做好时间管理可以协助你达到这个目标。现在,你就要开始为你的身体和注意力应放在何处而负责。本文提供的方法,可以帮助你合理安排日程和周计划,设定入职后第一年的一些研究目标,并尽量减少情境转换次数。最后,我们要记住,在学术外科的道路上取得成功需要在临床、研究、教学、管理都做得优秀以及实现工作-生活间的平衡。

参考文献:略

 

译者:梁宇鹏  河南科技大学第一附属医院急诊科

审校:邢丹  天津市天津医院骨科

图书介绍

由 Springer 出版、学术外科协会(AAS)专家撰写的英文畅销书 Success in Academic Surgery: Basic Science (中文版译名暂定《学术外科成功之道:基础科学》)是一本独特的便携式基础科学手册,旨在为外科教育的发展事业提供实用性的指导。该书的中文版将由 AME 引进并出版。


排版编辑:严斯瀛 AME Publishing Company

责任编辑:严斯瀛 江苇妍 AME Publishing Company

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